چرا برنامه ریزی پروژه مهم است؟

هنگامی که یک شرکت تصمیم می گیرد پروژه ای را آغاز کند. یکی از اولین کارهایی که رهبران تیم باید انجام دهند، ایجاد یک برنامه برای پروژه است. به نظر ساده می رسد، درسته ؟

فرایند برنامه ریزی برای پروژه بسته به ماهیت و نوع پروژه میتواند سریع و ساده یا طولانی و پیچیده باشد. ولی در هر صورت نمی توان اهمیت آن را انکار کرد.

برنامه ریزی پروژه فقط یکی از مرا حل مدیریت پروژه نیست بلکه حیاتی ترین مرحله کل فرآیند می باشد. در ادامه صورت دقیق تر به 7 مورد از مهمترین دلایل اهمیت برنامه ریزی پروژه می پردازیم :

دستیابی به اهداف پروژه اغلب آنطور که به نظر میرسد ساده نیست. متاسفانه میزان شکست پروژه ها در اکثر سازمان ها 70 % می باشد. تحقیقات نشان میدهد. مهمترین دلایل شکست پروژه ها در رسیدن به اهداف خود موارد ذیل می باشد :

• عدم مدیریت نیاز های پروژه توسط رهبران تیم به میزان 47 %
• سردرگمی اعضای تیم در مورد نقش ها و مسئولیت های خود به میزان 38 %
• عدم تعریف صحیح و واضح اهداف و نقاط عطف پروژه به میزان 37 %

مسلماً شکست در پروژه پر هزینه خواهد بود، حتی زمانی که یک سازمان موفق به تکمیل پروژه خود باشد. باز هم ممکن است این امر با صرف مقدار زیادی از بودجه غیر ضروری و مازاد محقق شده باشد.

یکی از مهم ترین عوامل افزایش هزینه ها در پروژه، تغییر محدوده پروژه بدلیل شرایط پیش بینی نشده و ایجاد تغییرات میباشد. یک پروژه با برنامه ریزی ضعیف به راحتی با تاخیر، مشکلات غیر منتظره و تغییر محدوده مواجه میشود.

برنامه ریزی پروژه با نگاه به آینده ساختار مناسبی را در مرحله اجرا فراهم می کند. و به حذف فعالیت ها و الگو های بیهوده کمک میکند. و به همین دلیل است که شرکت هایی که قویاً به فرایندهای مدیریت پروژه پایبند هستند. 28 برابر کمتر از شرکت هایی که این کار را نمی کنند، پول هدر میدهند.

ایجاد ارتباط خوب برای اجرای روان پروژه ضروریست و این امر در مورد تمام پروژه ها با هر نوع و اندازه ای صدق می کند.

هنگامی که به تعدد و تنوع کارکنان و ذینفعان یک پروژه شامل کارمندان، تیم های مختلف و همچنین تامین کنندگان و پیمانکاران برون سپاری میشوند. در مکان یا زمانهای مختلف توجه می کنیم. به نقش حیاتی برنامه ریزی چگونگی مدیریت ارتباطات پروژه توسط رهبران و اعضای تیم پروژه پی میبریم.

تهیه یک برنامه صحیح برای پروژه نیازهای ارتباطی تیم را در نظر میگیرد. و موثرترین روش های ارتباطی برای متصل نگه داشتن تیم پروژه از قبیل ایمیل، اتوماسیون، اسناد مشترک، گروه و جلسات مجازی را مشخص می نماید.

یکی از کلیدی ترین اجزای برنامه ریزی پروژه، برنامه ریزی منابع است. هر پروژه ای با استفاده از منابع مورد نیاز شامل نیروی انسانی، بودجه، تجهیزات و ماشین آلات انجام می گردد. بدون برنامه ریزی صحیح تقریباً غیر ممکن است. که مطمئن شویم که شرکت منابع در اختیار خود را به مقرون بصرفه ترین حالت به پروژه تخصیص داده باشد.

در اغلب شرکت ها منابع محدود می باشد. بنابراین برنامه ریزان پروژه باید از قبل در مورد بهینه ترین نحوه تخصیص این منابع تصمیم بگیرند. و این موضوع مستلزم تجزیه تحلیل هزینه و فایده برای هر کدام از فعالیت های پروژه میباشد.

یکی دیگر از کلیدی ترین بخش‌های فرایند برنامه‌ریزی پروژه، تعریف اهداف پروژه می باشد. هنگامی که به وضوح اهداف پروژه مشخص شوند. رهبران تیم میتوانند شاخص ها و معیار های دستیابی به موفقیت را بنحوی برنامه ریزی نمایند که امکان ارزیابی عملکرد پروژه و برنامه ریزی حین اجرا فراهم گردد.

کار تیمی یک عامل مهم در هر فعالیت گروهی به ویژه در مدیریت پروژه میباشد. هنگامی که کلیه کارکنان و عوامل پروژه وظایف و مسئولیت های خود بدانند. و نسبت به اثر بخشی اقدامات خود در بهره وری سایر اعضای تیم آگاه باشند. کار تیمی به بهترین شکل ممکن ایجاد خواهد شد.

برنامه ریزی پروژه با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه مناسب، امکان رویت و دسترسی به وظایف، برنامه زمانبندی، انتظارات و گردش کار پروژه را برای کارکنان و عوامل پروژه فراهم می کند.

برنامه ریزی پروژه نه تنها در عملکرد و موفقیت پروژه موثر است، بلکه در حفظ کارکنان نیز نقش مهمی دارد.

درصورتی که کارکنان یک سازمان احساس کنند که مدیرانشان در مدیریت حجم کار به آنها کمک میکنند. با کارشان بیشتر ارتباط برقرار کرده و احتمال ادامه همکاریشان با کارفرما تا 8 برابراضافه میشود.

مشارکت دادن کارکنان در برنامه ریزی پروژه و نه صرفا ابلاغ کار به آنها، موجب تشویق کارکنان به بیان دیدگاهشان و اشتراک گذاری مهارت هایشان میگردد. این امر اجرای بهتر پروژه را تضمین و حس ارزشمند بودن را به کارکنان سازمان القا میکند.

جمع بندی

این برنامه ریزی است که اجرا را هدایت می کند. هنگامی که مدیریت پروژه بدرستی انجام شود. باعث صرفه جویی در منابع، کاهش هزینه ها، بهبود فرهنگ شرکت و افزایش روحیه کارکنان می گردد. مدیریت پروژه مناسب با برنامه ریزی آغاز می شود. هر چه قدر مرحله برنامه ریزی پروژه شما دقیق تر باشد. موفقیت پروژه شما قابل دسترس تر خواهد بود.